1. はじめに
IATF 16949は、自動車業界向けの品質マネジメントシステム（QMS）の規格であり、顧客満足を達成し、製品の品質を確保するための要求事項を規定しています。
その中で「内部監査」は、組織が品質マネジメントシステムの適合性と有効性を確保するために実施すべき重要な活動と位置付けられています。
特に、9.2.2の内部監査に関する要求事項は、監査の計画、実施、報告、そしてフォローアップのプロセス全体にわたる指針を提供し、組織の継続的な改善を促進します。
本記事では、「9.2.2 内部監査」の要求事項に基づき、内部監査をどのように実施し、品質マネジメントシステムを維持・向上させるかを詳しく解説します。
内部監査の目的や実施方法、監査結果を活用した改善活動について具体的なアプローチを示します。
2. 内部監査の重要性と役割
内部監査は、組織の品質マネジメントシステムが規格の要求に適合しているか、また有効に実施されているかを確認するための重要な手段です。
監査の結果は、組織が自らのプロセスの改善点を認識し、必要な是正処置を実施するための貴重なデータとなります。
2.1 組織の適合性を確認する
内部監査を通じて、組織は自社の品質マネジメントシステムが規格に適合しているかどうかを確認できます。
監査結果によって、不適合が明確になれば、改善のための具体的な行動が導き出されます。
2.2 プロセスの有効性の評価
内部監査は、単に規格への適合性を確認するだけでなく、プロセスが有効に機能しているかどうかを評価する役割も担います。
たとえば、製品の品質を確保するための工程が安定しているか、リスク管理が適切に行われているか、顧客の期待に応える能力が維持されているかを評価します。
2.3 継続的改善の推進
内部監査は、組織の継続的な改善活動に不可欠な役割を果たします。
監査を通じて明らかになった課題や不適合に対して、是正処置や改善処置を講じることで、品質マネジメントシステム全体のパフォーマンスが向上します。
3. 要求事項
「9.2.2 内部監査」に規定されている要求事項を、順を追って解説します。
（a）監査プログラムの計画、確立、実施、維持
内部監査の最初のステップは、監査プログラムを計画、確立、実施、維持することです。
監査プログラムは、組織の品質マネジメントシステムに関連するプロセスの重要性、組織に影響を及ぼす変更、過去の監査結果などを考慮に入れて策定されます。
- 監査の頻度: 監査の頻度は、プロセスのリスクや過去の監査結果を基に決定されます。例えば、過去に問題が多かったプロセスは頻繁に監査を実施する必要があります。
- 監査方法: 監査は文書レビュー、インタビュー、現場観察など、さまざまな方法で実施されます。これにより、プロセスがどのように実施されているか、実際の運用が規定通りかを確認します。
- 監査計画: 監査計画には、監査の目的、監査対象の範囲、監査の実施方法、担当者、スケジュールなどが含まれます。これにより、監査の準備が整い、実施時の混乱を防ぎます。
（b）監査基準及び監査範囲の定義
監査を実施する際には、監査基準と監査範囲を明確に定める必要があります。
- 監査基準: 監査基準は、組織が遵守すべき品質マネジメントシステムの要求事項や規格に基づいて決定されます。ISO 9001およびIATF 16949や組織規定、過去の監査結果が監査基準として使用されます。
- 監査範囲: 監査範囲は、監査がカバーする領域やプロセスを指します。例えば、製造工程、品質管理部門、サプライヤー管理など、監査対象となる部門やプロセスを決定します。
（c）監査員の選定と客観性の確保
監査員は、その知識、経験、スキルに基づいて選定されるべきです。
監査員は、監査対象のプロセスやシステムについて十分な理解を持ち、監査を公正かつ客観的に実施できる能力が求められます。
内部監査員の選定において重要なのは、監査対象との利害関係がないことです。
- 監査員の訓練: 監査員は、定期的に訓練を受けることが求められます。ISO 19011（マネジメントシステム監査のための指針）のような監査に関するガイドラインに基づいた訓練が推奨されます。
- 監査の客観性の確保: 監査員は、監査の結果を客観的に評価し、公平に判断することが求められます。
（d）監査結果の報告
監査が完了した後、監査結果は関連する管理層に報告されなければなりません。
これにより、管理層は監査結果を元に必要なアクションを取ることができます。
- 監査結果の報告内容: 監査結果の報告には、監査で確認した事項、不適合の有無、是正処置の提案、改善点などが含まれます。
- 報告のタイミング: 監査結果は遅滞なく報告されるべきです。管理層が迅速に対応できるよう、報告は監査終了後速やかに行います。
（e）是正処置の実施
監査の結果、不適合が発見された場合、その是正処置を遅滞なく実施しなければなりません。
是正処置は、根本原因の特定と、それに対する具体的なアクションを含みます。
- 是正処置の追跡: 是正処置が実施された後、その効果を確認するために再監査やフォローアップが行われます。
- 是正処置の記録: 是正処置の実施内容は文書化し、証拠として記録を保持します。
（f）文書化した情報の保持
監査の実施結果や是正措置の記録など、監査に関連する情報は文書化し、適切に管理する必要があります。
この情報は、内部監査が適切に実施されている証拠となり、後日確認する際の参考資料となります。
- 監査証拠の管理: 監査プログラム、監査計画、監査結果、是正処置記録などは、一定期間保管することが求められます。
4. 監査を通じた継続的な改善
内部監査は単なるチェックの活動に留まらず、組織の改善活動を支える重要なツールです。
監査を通じて得られたデータは、品質マネジメントシステムの改善に活用されるべきです。
監査結果から得られる洞察を活用して、組織は自らのプロセスやシステムを継続的に改善し、顧客満足度を向上させることができます。
5. 結論
「9.2.2 内部監査」は、組織が品質マネジメントシステムを有効に実施し、維持するために不可欠な活動です。
内部監査は、監査の計画、実施、結果報告、是正措置を通じて、組織の改善と品質向上を支える重要なプロセスです。
監査を通じて得られた知見を活用し、品質マネジメントシステムの強化と、組織全体の継続的改善に繋げていくことが求められます。
組織は、内部監査を単なる規格遵守のための活動としてではなく、品質向上と顧客満足度向上のための戦略的な手段として位置づけるべきです。
6. 関連項番
以下、関連項番の要求事項解説もあわせてご活用ください。
6.1 関連度：大（併読を推奨）
6.2 関連度：小
7. 内部監査での確認ポイントと質問例
7.1 内部監査での確認ポイント
(1) 監査プログラムの計画・運用状況
- 監査プログラムが組織のリスクや過去の監査結果に基づいて計画・確立されているか
- 監査の頻度、対象範囲、方法、担当者が明確に設定されているか
- 監査計画が適切に維持・見直されているか
(2) 監査基準・範囲の明確化
- 監査基準がISO 9001、他品質規格および組織内規定に準拠しているか
- 監査範囲が対象部門やプロセスを網羅しているか
(3) 監査員の選定・客観性の確保
- 監査員が適切な知識・経験を有し、監査対象との利害関係がないか
- 監査員が定期的に訓練を受け、監査の公平性と客観性が保たれているか
(4) 監査の実施と文書化
- 監査が計画通り文書レビュー、現場観察、インタビューなど多角的に実施されているか
- 監査結果が適切に記録・報告されているか
(5) 是正処置とフォローアップの実施
- 不適合に対して遅滞なく是正処置が実施されているか
- 是正処置の効果確認のためのフォローアップ監査が行われているか
- 是正処置の記録が保持されているか
(6) 文書化情報の管理
- 監査計画、結果、是正処置など関連文書が適切に保管・管理されているか
(7) 監査による継続的改善への貢献
- 監査結果が品質マネジメントシステムの改善や顧客満足度向上に活かされているか
7.2 内部監査での質問例
(1) 監査プログラム計画について
- 監査プログラムはどのような基準で計画・見直しされていますか？
- 監査の頻度や範囲はどのように決定していますか？
(2) 監査基準と範囲の設定について
- 監査基準はどの規格や文書を基にしていますか？
- 監査範囲の設定方法を教えてください。
(3) 監査員選定と訓練について
- 監査員の選定基準と訓練体制はどうなっていますか？
- 監査の客観性をどのように確保していますか？
(4) 監査の実施方法について
- 文書レビューや現場確認はどのように実施していますか？
- 監査結果の記録や報告のプロセスは？
(5) 是正処置とフォローアップについて
- 不適合が発見された際の是正処置の流れは？
- フォローアップ監査の実施状況を教えてください。
(6) 文書管理について
- 監査関連文書の保存期間や管理方法は？
(7) 監査結果の活用について
- 監査結果はどのように改善活動や経営にフィードバックされていますか？
- 内部監査を通じてどのような継続的改善が実現されていますか？
